Kernstück von PROMAS ist die Verwaltung von Dokumenten. Diese Angaben stehen dann dem Intranetsystem zur Integration zur Verfügung.
- Erfassen, ändern von Dokumentinformationen wie Dokumenttitel, Eigner usw.
- Erfassen eines klar definierten Dateinamens zur Klassifizierung (Nummerierungssystem)
- Die Speicherung erfolgt in der Datenbank (SQL-Server)
- Erfassen von Deskriptoren, welche als Suchwörter im Intranetsystem zur Verfügung stehen
- Zuteilen jedes Dokumentes zu einem bestimmten Dokumenttyp (Formular, Anweisung usw.)
- Versionskontrolle
- Verschiedene Dokumentarten (Vorlage, Intranet, Print)
- Zuweisen eines Status (Create, Inspect, Valid) zu jeder Dokumentart
- Verschiedene Pfade jeder Dokumentart
- Zuteilen jedes Dokumentes zu verschiedenen Prozessen
- Änderungshistory